Gyakran ismételt kérdések

Az elmúlt napokban publikált cikkeim alapján sokakban felmerülhet, hogy túl sokat foglalkozok a Microsoft cég fejlesztéseivel, de rögtön a poszt elején leszögezem, ez csak a véletlen műve, nincs benne semmi szándékosság.

Nem készültem mára hosszú bejegyzéssel, viszont a tartalma szerintem sokunkat érinthet. Ingyenessé vált a Microsoft Office programcsomagja Android operációs rendszert futtató okostelefonokra, szigorúan otthoni felhasználásra. A hír magában azért érdekes, mivel eddig csak az Office 365-re előfizető felhasználóknak volt elérhető, aminek éves díja közel 30.000 Ft. A gyártó hirtelen üzletpolitikai váltását az elmaradó eladások illetve a rivális Apple iPad-ra kiadott programcsomag elérhetővé válása befolyásolta - szerintem.

Relatív már elég sok mindent érintettem a Word szövegszerkesztő programmal kapcsolatban, az alapszerkesztéshez majdnem elegendő, viszont egy normálisan kinéző és formázott dokumentumhoz szükséges még a "Lap elrendezés" menüpont egyes részeinek ismertetése. Eddig bemutatásra kerültek az alapok, stílusok, táblázatkészítés és "élőfej és élőláb" főbeállításai.

A "lap elrendezés" menüpontban beállíthatjuk a margókat, a tájolást, méreteket és hasábokat, de akár színezhetjük az oldalakat illetve vízjellel láthatjuk el. A "behúzás" és "térköz" használata elengedhetetlen egy normálisan formázott dokumentumnál, mivel alapesetben a szövegek közötti távolságot nem enterrel, hanem a "térköz" opcióval kell módosítani illetve a behúzásokat nem space vagy tab-al, hanem a "behúzás" opcióval. Utóbbinak fontos szerepe van abban, hogy az esetleges átmentésnél az eredeti formázás megmaradjon, mivel ellenkező esetben a szövegtördelés széteshet.

A mindenki által szeretett és használt Word helyesírás ellenőrzője inkább vicces, mintsem hasznos. Hamis illúziót kelt, hiszen a felhasználó azt hiheti, hogy a helyesírási hibákat megfelelően javítja, de a valóság mást mutat. Alapvető hibákat nem jelez, viszont helyes leírásokat rendre aláhúz és hibásnak jelöl, ez egy baráti levélnél még belefér, de egy komoly üzleti levélnél illetve fontos dokumentumnál hatalmas probléma. Mondanom sem kell, hogy nekem, mint bloggernek is rengeteg fejfájást okoz, mivel a kütyüs "szakzsargont" nem ismeri, viszont a betűkihagyásokat rendre nem jelzi, ami kellemetlen, hiszen az olvasók jogosan várják el a helyes leírást.

Milyen megoldás létezik?

A helyesírási hibák kiszűrésére kell egy alapképzés, hogy legalább érezzük, valami nem stimmel. A Word hibás jelzése nem feltétlenül pontos, ezért érdemes ellenőrizni. Jómagam az MTA helyesírás ellenőrzőjét használom, amellyel bár csak egy-egy szót ellenőrizhetünk, mégis kiváló segítséget nyújt. Hivatalosan a Magyar Tudományos Akadémia Nyelvtudományi Intézete készítette a weboldalt és számtalan segítséget nyújt. Egy-egy szóról eldönthetjük, hogy külön vagy egybe kell-e írni, megállapíthatjuk, hogy a szavunk helyes vagy helytelen, de névkereső és elválasztás funkciója is van.

A Word szövegszerkesztő program használata nem bonyolult, de vannak praktikái, amiket érdemes elsajátítani. A cikksorozat negyedik bejegyzésében az élőfej és élőláb beállításait fogom ismertetni, hiszen használata nagymértékben megkönnyíti a dokumentumkészítést, ráadásul a megfelelő külső megjelenés szerkesztéséhez is remekül használható. Eddig megismerkedhetünk az alapokkal, a stílusbeállításokkal és a táblázatkezeléssel.

Az élőfej és élőláb a dokumentum lapjainak kezdetét és végét jelenti, egy oldalon beállítva az összes lapon megjelenik, enyhén átlátszó módon (nyomtatásnál nincs halványítás). Oldalszámozáshoz, dátummegjelöléshez automatikus beépülő modul használható, de szinte bármi elkészíthető adott méretekben. Különböző fontosabb megjelölésekhez (pl.: készítő neve, cégnév, dokumentum megnevezése, projektnév, stb.) érdemes használni, mivel így nem kell állandóan leírnunk, illetve a kész dokumentumot olvasónak is egy segítséget nyújt.

A Word szövegszerkesztő program alapjaival és a "stílusokkal" az előző bejegyzésekben foglalkoztam, a cikksorozatot folytatva ma a táblázatkészítés fontosabb pontjait fogom bemutatni a szokásos egyszerű és érthető leírással.

A Wordben nem csak a hagyományos értelembe vett táblázatok - nyers adatfelsorolás - esetében érdemes táblázatot készíteni, tartalmuk szinte bármi lehet, viszont az Excel-el ellentétben itt nem lehet műveleteket végrehajtatni - függvényeket megadni (erről egy későbbi bejegyzésben majd írok még). Hasznos és egyben kényelmes táblázatot készíteni képek beszúrásánál is, de rövid felsorolásnál az egymás mellé való elhelyezésnél is remek megjelenést kínál.

Fontos megjegyezni az eltérő elnevezéseket, mivel szerkesztésnél fontos, hogy tudjuk mit kell módosítanunk ahhoz, hogy az általunk elvárt megjelenés készüljön el. A táblázat a teljes táblázatot jelenti, azaz szerkesztésével az egész terület módosul. A sor és oszlop értelemszerűen a sorokat és oszlopokat jelöli, főleg törlésnél és kiemelésnél fontos. A cellák (vagy cella) az adott táblázaton belüli szegélyekkel elválasztott terület (több esetén cellák) a "rubrikák" szerkesztésével felülírható a táblázat alapbeállításai ezáltal, egy másfajta megjelenés készíthető egy adott szakaszra, alapesetben mindig cellákat szerkesztünk.

Táblázatot a beszúrás [1] menüpont alatt hozhatunk létre. A beillesztésre két egyszerű lehetőség is adott, vagy használjuk a felső "kijelölős" megoldást [2] vagy a táblázat beszúrása… [3] résznél számadatokkal adjuk meg, hogy hány cellát szeretnénk létrehozni. Alapvetően a teljes lap terjedelmében szétosztja a szélességet az oszlopok függvényében arányosan, de ez később módosítható.