Gyakran ismételt kérdések

Relatív már elég sok mindent érintettem a Word szövegszerkesztő programmal kapcsolatban, az alapszerkesztéshez majdnem elegendő, viszont egy normálisan kinéző és formázott dokumentumhoz szükséges még a "Lap elrendezés" menüpont egyes részeinek ismertetése. Eddig bemutatásra kerültek az alapok, stílusok, táblázatkészítés és "élőfej és élőláb" főbeállításai.

A "lap elrendezés" menüpontban beállíthatjuk a margókat, a tájolást, méreteket és hasábokat, de akár színezhetjük az oldalakat illetve vízjellel láthatjuk el. A "behúzás" és "térköz" használata elengedhetetlen egy normálisan formázott dokumentumnál, mivel alapesetben a szövegek közötti távolságot nem enterrel, hanem a "térköz" opcióval kell módosítani illetve a behúzásokat nem space vagy tab-al, hanem a "behúzás" opcióval. Utóbbinak fontos szerepe van abban, hogy az esetleges átmentésnél az eredeti formázás megmaradjon, mivel ellenkező esetben a szövegtördelés széteshet.

A Word szövegszerkesztő program használata nem bonyolult, de vannak praktikái, amiket érdemes elsajátítani. A cikksorozat negyedik bejegyzésében az élőfej és élőláb beállításait fogom ismertetni, hiszen használata nagymértékben megkönnyíti a dokumentumkészítést, ráadásul a megfelelő külső megjelenés szerkesztéséhez is remekül használható. Eddig megismerkedhetünk az alapokkal, a stílusbeállításokkal és a táblázatkezeléssel.

Az élőfej és élőláb a dokumentum lapjainak kezdetét és végét jelenti, egy oldalon beállítva az összes lapon megjelenik, enyhén átlátszó módon (nyomtatásnál nincs halványítás). Oldalszámozáshoz, dátummegjelöléshez automatikus beépülő modul használható, de szinte bármi elkészíthető adott méretekben. Különböző fontosabb megjelölésekhez (pl.: készítő neve, cégnév, dokumentum megnevezése, projektnév, stb.) érdemes használni, mivel így nem kell állandóan leírnunk, illetve a kész dokumentumot olvasónak is egy segítséget nyújt.

A Word szövegszerkesztő program alapjaival és a "stílusokkal" az előző bejegyzésekben foglalkoztam, a cikksorozatot folytatva ma a táblázatkészítés fontosabb pontjait fogom bemutatni a szokásos egyszerű és érthető leírással.

A Wordben nem csak a hagyományos értelembe vett táblázatok - nyers adatfelsorolás - esetében érdemes táblázatot készíteni, tartalmuk szinte bármi lehet, viszont az Excel-el ellentétben itt nem lehet műveleteket végrehajtatni - függvényeket megadni (erről egy későbbi bejegyzésben majd írok még). Hasznos és egyben kényelmes táblázatot készíteni képek beszúrásánál is, de rövid felsorolásnál az egymás mellé való elhelyezésnél is remek megjelenést kínál.

Fontos megjegyezni az eltérő elnevezéseket, mivel szerkesztésnél fontos, hogy tudjuk mit kell módosítanunk ahhoz, hogy az általunk elvárt megjelenés készüljön el. A táblázat a teljes táblázatot jelenti, azaz szerkesztésével az egész terület módosul. A sor és oszlop értelemszerűen a sorokat és oszlopokat jelöli, főleg törlésnél és kiemelésnél fontos. A cellák (vagy cella) az adott táblázaton belüli szegélyekkel elválasztott terület (több esetén cellák) a "rubrikák" szerkesztésével felülírható a táblázat alapbeállításai ezáltal, egy másfajta megjelenés készíthető egy adott szakaszra, alapesetben mindig cellákat szerkesztünk.

Táblázatot a beszúrás [1] menüpont alatt hozhatunk létre. A beillesztésre két egyszerű lehetőség is adott, vagy használjuk a felső "kijelölős" megoldást [2] vagy a táblázat beszúrása… [3] résznél számadatokkal adjuk meg, hogy hány cellát szeretnénk létrehozni. Alapvetően a teljes lap terjedelmében szétosztja a szélességet az oszlopok függvényében arányosan, de ez később módosítható.

Előzőhéten az alapokkal foglalkoztam, a cikksorozatot folytatva a mai bejegyzésben a stílusokat fogom ismertetni a szokásos egyszerű és érthető leírással.

Többoldalas dokumentumnál problémás lehet a direktformázás, többfajta bekezdés, betűméret, betűtípus, színhasználatot észben tartani nehézkes és ebben az esetben a formátummásoló használata sem optimális. Ezekre az esetekre jön jól a stílusok beállítása, ahol egy-egy adott szövegrészhez külön stílusokat állíthatunk be, amelyeket utána könnyen aktiválhatunk. Ennek az egységes és jól követhető kinézet miatt is fontos szerepe van.

Példa:

1. A dokumentumban szereplő főcímeket szeretnénk, hogy mindig 20-as betűmérettel, középre igazítva és kiemelve legyen megjelenítve, sötétkék színnel. Stílus használatnál a példa szerint létre kell hozni egy stílust, amelynek tetszőleges nevet adunk (pl.: Főcím), az általunk fontos paramétereket beállítva máris használható, azaz új bejegyzésnél csak a "Főcím" stílusra kell rákattintani.
2. A dokumentumban szereplő idézeteket szeretnénk, ha mindig dőlt betűstílussal, 12-es mérettel és szürkés színnel jelenne meg. Ebben az esetben is létre kell hozni egy új stílust, amelyben rögzítjük a paramétereket, és innentől minden bekezdésnél csak az általunk beállított stílust kell aktiválnunk.

Előre definiált stílusokból is választhatunk (pl.: Normál, Címsor 1, Címsor 2, stb.), de érdemes saját magunknak beállítani az általunk használt részeket.

Új stílust az apró nyíl alatt [1] lenyíló menüben alul az "új stílus" gombra [2] ráklikkelve hozhatunk létre.

A legtöbbet használt, ezáltal a legelterjedtebb szövegszerkesztő program a Microsoft Word valamely változata. Mivel használata az üzleti és a magánéletben is fontos ezért elindítok egy cikksorozatot, gyorstalpalót az alap és néhány fontosabb funkcióval kapcsolatban. Minden vasárnap fog megjelenni egy rövid ismeretterjesztő írás, a témák darabszámát tekintve - igénytől függően - a felmerülő kérdések függvényében változó, ezért konkrétan még nem tudom meghatározni. A szakzsargont továbbra is nélkülözni fogom, egyszerűen és érthetően fogom bemutatni a funkciókat.

A képi bemutatások a Microsoft Office Word 2007-es verziójával fog történni, remélem segítséget tudok majd nyújtani, az egyszerű elsajátításban, megértésben.

Alapok:

Az alap szövegszerkesztéshez elengedhetetlen néhány funkció ismerete. A mai bejegyzésben ezeket ismertetem: betűtípus, betűméret, betűszín, formázás, bekezdés illetve szövegelhelyezés.

Betűtípus [2]: Szerencsére a kreativitás és a dizájn szempontjából fontos számtalan betűtípus közül választhatunk. Használatánál kétfajta opcióra kell figyelnünk.

1. Kijelölés nélkül a legördülő menüből választunk betűtípust, ez esetben a kurzor helyétől változik a betűtípus, az addig leírtakat nem változtatja.
2. Adott tartalom, vagy a már leírt szövegrész módosításához ki kell jelölni a módosítani kívánt szakaszt és ezután a legördülő menüből választhatunk betűtípust.

Fontos: Figyeljünk arra oda, hogy egyes típusok az ékezetes karaktereket nem támogatja (főleg az "ő"; "ű"; "ó"; "ú" karaktereket), azaz ilyenkor a szövegrészt módosítja, de az ékezeteket nem, ami elég ronda megjelenést eredményezhet.

Pl.: